Com a aproximação do fim do ano, crescem as distribuições de presentes e brindes como maneira de criar uma aproximação mais humana nas relações comerciais, seja entre empresas ou empresas e cliente. E o que era pra ser um simples gesto de gratidão pode acabar se transformando numa prática imprópria e até criminosa. E para evitar este tipo de problema, saiba a seguir a importância da criação de uma política de brindes, presentes e hospitalidade.
As regras para uma Política de Brindes
Em primeiro lugar, é importante estabelecer políticas codificadas e fixar valores pré-determinados para presentes e brindes recebidos ou oferecidos. Em caso de exceções, estas devem ser registradas e levadas ao Conselho de Compliance para deliberações. Quando essas exceções não são comunicadas é essencial que o conselho conduza investigações.
Formulários
É imprescindível que qualquer presente seja documentado através de formulários. Será com base nisso que se documentará também os receptores e os valores dos itens. Agentes públicos, em sua maioria, não podem receber qualquer espécie de brinde ou presente sob pena da situação configurar favorecimento indevido e/ou propina.
Os limites
É essencial a manutenção de um canal de comunicação aberto com os colaboradores para que estes reportem eventuais casos de presentes ou brindes que extrapolem as regras, pois assim os casos poderão ser analisados, individualmente, atribuindo ao final exceções para aceitação ou devolução.
Prevenção e Investigação
Uma vez que se faz a divulgação das regras e dos limites, surge a necessidade de auditorias e canais de comunicação para apurar eventuais infrações, que se comprovadas deverão ser encaminhadas ao conselho.
O papel do Conselho
O Conselho de Compliance é quem trata as questões referentes as infrações e denúncias recebidas por toda a empresa. As infrações as regras de brindes e presentes devem seguir esse mesmo caminho, de forma que as condutas sejam deliberadas para que as medidas legais cabíveis sejam adotadas.