Programas de Compliance são conjuntos de procedimentos, normas e regras que tem o objetivo de colocar e manter uma empresa dentro das expectativas que todas as partes interessadas têm com relação a sua operação.
Prevenir, detectar e responder
E é através das ações de prevenir, detectar e responder que um programa de compliance se baseia. A partir desse trinômio, surgem os famosos pilares de um programa de compliance. Cada um dos pilares vai atender a uma dessas ações tão necessárias para efetividade do programa.
Podemos dizer que o canal de denúncias atende, pelo menos a duas dessas ações: detectar e prevenir.
Canal de denúncias – detecção e prevenção
Começa como uma forma de detectar desvios de conduta, fraudes etc e desagua na prevenção de fraudes e desvios, uma vez que o canal de denúncias pode ser usado para indicar, informar e sinalizar à alta administração algo que ainda não tenha sido observado na operação da empresa.
Ou seja, um canal de denúncias tem um papel bem importante e significativo junto ao programa de compliance de qualquer empresa. Contudo, não basta ter um canal de denúncias disponível, outra ações são necessárias para que o canal efetivamente auxilie o programa de compliance e, consequentemente, a empresa.
Entre essas outras ações, importante dar destaque para:
Contratação do canal de denúncias
As boas práticas de um canal de denúncias falam em: canal externo, independente, que garanta acesso ao denunciante 24 horas/dia, que possa estar disponível em vários formatos – atualmente há as mais variadas formas: online, por telefone, por whatsapp. Deve ainda garantir o sigilo das informações relatadas e do denunciante.
Nome do canal de denúncias
O nome “canal de denúncias” muitas vezes é assustador. Ainda hoje em dia, a expressão “denúncia” é vista como negativa. As pessoas não conseguem dissociar o dedo-durismo do benefício que um relato pode trazer para a empresa e para as partes envolvidas e interessadas na sua operação. Por isso, a dica é: revista o seu canal de denúncia com outro nome, utilize expressões mais encorajadoras; são exemplos: canal confidencial, canal de comunicação, canal de relatos, hotline, linha de comunicação e linha de relatos entre outras opções.
Divulgação canal de denúncias
Do que adianta ter um canal de denúncias se as partes interessadas na operação da sua empresa não conhecem o canal? É preciso divulgar a existência do canal! Utilize-se das comunicações da empresa e das comunicações do compliance para reforçar a existência do canal.
Use e abuse dos quadros de aviso da empresa, dos e-mails marketing internos, do site da empresa, fundo de tela dos computadores etc. Boas ideias de comunicação também podem ser o verso do crachá, a parede perto do bebedouro, na copa da empresa, no portão de acesso, atrás das portas dos sanitários e nas assinaturas de e-mail.
Treinamento e instruções de uso do canal de denúncias
Quando for lançado o canal de denúncias, invista em um (ou mais) treinamento(s) para toda a empresa, ensinando como a pessoa faz para utilizar o canal e realizar uma denúncia.
Reforce as orientações da empresa no tocante as garantias de não retaliação e sigilo. Todos precisam ter confiança de que não sofrerão retaliações e que a denúncias será tratada com o sigilo e respeito necessário.
Agora, é hora de saber mais sobre o Programa de Compliance como um todo, e como ele pode apoiar sua empresa. Clique aqui e confira um artigo pensado para isso.