Com as recentes transformações impulsionadas pela pandemia de Covid-19, a economia digital tem se mostrado cada vez mais promissora e desafiadora. Se por um lado a economia global foi impactada pelo isolamento social e a interrupção de boa parte do setor produtivo, por outro, acelerou-se o processo de Transformação Digital de negócios, fazendo com que os empresários buscassem alternativas para a continuidade da atividade empresária, até a efetiva recuperação econômica.
Reinventar-se, transpor paradigmas, tomar decisões rápidas e assertivas, além de acompanhar diariamente o fluxo de caixa, passou a ser o novo normal. A necessidade por transformação atingiu não apenas o negócio principal, mas todas as áreas das companhias, não sendo diferente com os departamentos jurídicos, nos quais o modelo tradicional de organização, de pouca transparênciaÉ o que se pode ver através, que é evidente ou que se deixa transparecer. É a virtude que impede a ocultação de alguma vantagem pessoal. Saiba mais, enormes quantidades de funcionários, falta de análise de dados, pouca atenção a números, baixo investimento em tecnologia e ineficiência operacional, não tem mais espaço.
As companhias precisam ser cada vez mais eficientes em tudo, inclusive em áreas conexas ao negócio. Por isso, para que o departamento jurídico seja um parceiro de negócio, e não uma empresa que gera apenas custos dentro de outra, é preciso repensar toda a sua organização, existência e funcionamento. Além de investimento em tecnologia, como implementação de dashboards, Inteligência Artificial e análise preditiva, atualmente, não há como pensar em um departamento jurídico eficiente sem a parceria de um BTO.
Isso acontece porque, dentre as atividades existentes, um tempo considerável da equipe ainda é despendido com tarefas não jurídicas, meramente operacionais e em grande parte essencialmente manuais. Assim, o BTO pode ser uma excelente opção para trazer economia, agilidade e segurança no apoio à rotina administrativo-jurídica, uma vez que possui recursos específicos que realizam não apenas o serviço repetitivo, mas o fazem com mais velocidade e acurácia.
Como se adaptar à complexidade exigida?
Apesar de desafiador, esse cenário traz consigo um avanço significativo no emprego da éticaConjunto de ações normativas que guia o comportamento de uma organização ou de um indivíduo, estabelecendo boas relações sociais. A ética é o estudo da moral. Saiba mais e respeito às normas jurídicas vigentes, tendo a tecnologia como ferramenta importante para a gestão e o acompanhamento de processos. Com isso, ela assume papel de protagonismo nos departamentos jurídicos, sendo implementada para identificação, mensuração e gerenciamento de dados, como aliada da gestão e como alavanca de negócios em todos os setores.
O avanço trazido pela LGPDLei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 12.709/2018): Lei Brasileira que visa garantir a proteção e a privacidade de dados pessoais. Equivalente a GDPR que é o regulamento europeu... Saiba mais – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (13.709/18) e das políticas anticorrupção (Lei 12.846/13) são um exemplo disso. Outra evidência são os canais de denúnciaAto pelo qual alguém leva ao conhecimento dos responsáveis um fato contrário à lei, à ordem pública ou a algum regulamento, que seja e suscetível de punição ou correção.... Saiba mais e reclamações, que saíram dos espaços tradicionais e se incorporaram às redes sociais, deixando a imagem das companhias mais exposta e sensível – um motivo adicional para as companhias tratarem o tema com prioridade, visando proteger não apenas o patrimônio, mas também a reputação perante seus clientes.
Como adotar um programa de complianceNo Brasil também conhecido como "programa de conformidade” ou "programa de integridade" , é o modelo para estruturação e aplicação de ações dentro de uma organização visando o cumprimento das... Saiba mais efetivo?
É importante ter em mente que a política de complianceSubstantivo advindo do verbo to comply (agir de acordo, cumprir, obedecer). Estado de estar de acordo com as diretrizes ou especificações estabelecidas pela lei ou regras, políticas e procedimentos de... Saiba mais exige a implementação de um processo de gerenciamento de riscoQuantificação e qualificação da incerteza, tanto no que diz respeito a perdas quanto aos ganhos, com relação aos acontecimentos planejados. É um desvio em relação ao esperado. É uma incerteza... Saiba mais e conformidade que esteja integrado ativamente à cultura e aos negócios da organização. A política adotada, alinhada ao uso de ferramentas tecnológicas, deve ser capaz de detectar e prevenir problemas de maneira contínua, por meio de um sistema a ser monitorado, mantido e alimentado com informações internas e externas.
Neste sentido, o Decreto 8.420/15, que regulamenta a Lei 12.846/13, elencou as bases para adoção de um programa de compliance efetivo, que envolvem: comprometimento da alta gestão; padrões de conduta, código de éticaDocumento com diretrizes que norteiam a postura e as atitudes dos colaboradores, baseados em atos considerados ideais ou moralmente corretos. Saiba mais, políticas e procedimentos de integridadeConjunto de escolhas que estejam em sintonia com as crenças pessoais e os valores da empresa, prezando pela ética nas tomadas de decisões. Saiba mais; treinamentos periódicos; análise de riscos; registros contábeis; controles internosé um processo desenvolvido para proporcionar segurança razoável às operações, divulgação e conformidade. As atividades de controle são ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que ajudam a garantir... Saiba mais; procedimentos para prevenir fraudes e ilícitos; independência, estrutura e autoridade da instância interna; canais de denúncia; medidas disciplinares em caso de violação do programa; procedimentos que assegurem a interrupção de irregularidades ou infrações; diligências apropriadas para contratação e supervisão de terceiros; verificação do cometimento de irregularidades ou ilícitos em processos de aquisição e fusão; monitoramento contínuo do programa; e transparência da pessoa jurídica quanto a doações para candidatos e partidos políticos.
A tecnologia entra neste processo para auxiliar o cumprimento de normas, com o objetivo resguardar a integridade da companhia. Ao serem implementadas em departamentos jurídicos, essas bases auxiliam a melhorar a eficiência na medida em que substituem paradigmas por dados concretos e resultados mensuráveis, padronizam procedimentos baseados em políticas claras e estruturadas, instituem mecanismos internos de auditoriaÉ um processo de verificação e análise de atividades desenvolvidas por uma determinada empresa. O seu objetivo principal é examinar se elas estão de acordo com o que foi planejado... Saiba mais e permitem a tomada de decisão de maneira mais assertiva e aderente aos anseios da companhia.
Quais as vantagens em integrar BTO e tecnologia ao departamento jurídico?
A combinação de integrar BTO e tecnologia traz inúmeras vantagens ao departamento jurídico. A primeira a ser destacada é a redução de custos, uma vez que uma parte considerável das atividades administrativas podem absorvidas otimizadas por meio de automação e robotização. Além disso, até mesmo as atividades manuais tendem a ser mais precisas e ágeis. Afinal, este é o core businessNegócio ou a atividade-fim da empresa. Saiba mais das empresas de BTO.
Outra vantagem está em possibilitar ao departamento jurídico direcionar seus esforços para viabilizar o negócio da companhia, em vez de cuidar de micro procedimentos administrativos sem relevância jurídica direta. Como resultado tem-se o ganho de eficiência operacional a possibilidade de o diretor ou gerente jurídico elevar o nível de gestão.
O emprego desta combinação permite ainda a realização de um serviço seguro e ágil, com rastreabilidade do que cada usuário executou em sistema. Assegura não só a aderência às legislações em vigor, como também com o que há de mais atual em tecnologia. Além disso, pode garantir mais eficiência aos processos, mesmo que a empresa esteja operando com um time mais enxuto, sem gerar a precarização dos serviços.
Ou seja, na jornada de transformação dos negócios, a mudança de visão e o emprego de tecnologia são decisivos para a perpetuação da sociedade empresária. É preciso estar atento às mudanças e às alternativas viáveis para que todas as áreas contribuam com o aprimoramento das atividades internas da empresa.
A partir desta observação, e com base em mecanismos de inteligência de negócios, é possível integrar um bom software de gestão, um bom parceiro de negócio, uma equipe interna eficiente e formar um programa de compliance efetivo, começando pelo departamento jurídico. Isso ajuda prevenir comportamentos impróprios entre o time, otimiza tarefas, traz mais segurança operacional e mantém o departamento funcionando em conformidade com o que há mais moderno em gestão jurídica.
Por Magno Alves, gerente de BTO da Benner
Esta notícia foi publicada originalmente no Infor Channel