Publicado na CompliancePME em 21 de agosto de 2023

A evolução do programa de compliance segue a premissa de aprimoramento constante de processos. Motor para aperfeiçoar práticas e procedimentos de conformidade em uma organização, a melhoria contínua garante rápida resposta das empresas a mudanças do mercado ou à adesão aos requisitos legais e às normas internacionais. Em alguns negócios, a adoção dessa abordagem sistemática impacta diretamente o aumento da taxa de aderência às boas práticas de integridade.

Na J&F Investimentos, por exemplo, essa taxa alcançou 97,1% em 2021, segundo levantamento de auditoria externa de compliance. Em 2019, ano inicial da análise, era 66,6%. O resultado é fruto de uma estrutura global de conformidade, que segue, muitas vezes, diretrizes mais rígidas que as estabelecidas em lei.

O trabalho para alcançar essa aderência envolve um processo de melhoria contínua em uma cultura sólida de conformidade. Nos últimos anos, mais de 170 itens foram auditados e analisados, como procedimentos, normas e legislações nacionais e internacionais; 554 novas políticas internas aprovadas a partir de um código de conduta unificado; 586 ferramentas de controle criadas e revisadas; e mais de 400 temas abordados em treinamentos de integridade, entre outras ações.

Importada dos processos industriais, a melhoria contínua é o tema da última reportagem da série “Integridade & Governança”, que abordou os 8 pilares que garantem a efetividade do programa de compliance.

A partir desse olhar atento a todas as etapas, a melhoria contínua busca identificar pontos de fraqueza, implementar mudanças positivas e garantir que as políticas e as diretrizes de conformidade estejam atualizadas e sejam aplicadas de forma eficaz ao longo do tempo, explicam os especialistas.

“Nós chamamos de melhoria contínua esse conjunto de processos sistemáticos e frequentes que visam ao aprimoramento da integridade de uma organização. A finalidade é garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis, os regulamentos e os padrões aplicáveis, promovendo a ética nos negócios”, explicou Paulo Tavares, partner de corporate Compliance, Ethics and Integrity da Ernst Young.

Segundo o diretor global de Compliance da J&F Investimentos, Lucio Martins, a metodologia permeia a gestão do grupo a partir da análise de ferramentas e da avaliação periódica de todos os pilares do programa de integridade, o que leva à consolidação e robustez dos procedimentos.

Martins explica, por exemplo, que há um trabalho constante de investimentos em parâmetros para análise de risco na holding. Para isso, o grupo tem uma agenda anual de revisão dos potenciais riscos. A partir dessas avaliações, são definidos quais poderão atingir ou ameaçar a empresa e se as defesas estão adequadas ou se será preciso definir novos controles, que poderão ser incorporados à matriz de risco do grupo.

Como os negócios são diversificados, as análises levam em conta as especificidades de cada uma das atividades. “Nós criamos uma agenda de disciplina regular. Olhamos para dentro dos nossos processos, identificamos as oportunidades, seja na melhoria conceitual do programa ou na dinâmica do dia a dia, e adotamos novas ferramentas, tecnologias e simplificações da gestão do programa como um todo”, declarou Martins.

Outra prática de melhoria contínua adotada é a priorização do programa de compliance nas reuniões da alta direção da holding. Segundo Martins, o tema é o 1º item a ser abordado nas reuniões extraordinárias do Conselho de Administração, com a participação do compliance officer em todas as agendas. A cada 2 anos, a J&F revisita cada política do código de conduta, que será aprovada no conselho ou no Comitê de Ética do grupo.

“Além disso, realizamos encontros com a alta liderança, como o programa ‘Café com compliance’, e outras iniciativas com a participação não só da alta administração, mas da diretoria de cada empresa do grupo”, disse.

Essas estratégias garantem agilidade às necessidades internas e externas, como as regulatórias que afetam diretamente o negócio. “A empresa é dinâmica, o negócio é dinâmico, as pessoas são dinâmicas, além das mudanças contínuas de cenários, interno e externo. Como profissionais de compliance, a gente tem que estar atento a todas essas transformações que ocorrem dentro e fora da empresa”, disse o diretor global de Compliance da J&F.

Avaliação e detecção retroalimentam pilares de conformidade

A revisão periódica do programa de integridade a partir da abordagem de melhoria contínua possibilita aprendizados para o desenvolvimento das ações. A partir da análise do problema, é feito o desenho de soluções em cada um dos pilares, de acordo com as particularidades das atividades.

Além da readequação das políticas de integridade em um processo formal com periodicidade pré-definida, a revisão dos programas de treinamento e comunicação sobre o compliance são fundamentais para garantir que tais ações reflitam o momento presente da organização.

Mesmo em organizações nas quais o treinamento sobre a política de conformidade é realizado de forma regular, é importante estar atento a possíveis lacunas ou a áreas de maior risco durante auditoria interna ou feedbacks dos colaboradores.

Com os pontos de melhoria mapeados, é possível fazer os ajustes necessários, como incluir um treinamento direcionado para a área de maior risco, criar materiais educativos ou implantar um sistema que dissemine e facilite o acesso ao conhecimento do maior número de colaboradores.

“Tem que ter um processo para entender porque esses treinamentos precisam ser modificados, em que extensão eles precisam ser modificados, quais novos elementos precisam ser incorporados, quem revisa e quem aprova, de maneira que os treinamentos e o programa de comunicação estejam atualizados”, disse Tavares.

O aprendizado produzido a partir das investigações das denúncias recebidas por canais de ética e integridade também deve ser um norteador para a melhoria contínua dos processos de compliance. Segundo Tavares, esse aprendizado deve indicar o que precisa ser alterado no programa para diminuir o risco ou impedir que a situação volte a se repetir.

De acordo com Martins, os times de conformidade da holding têm como foco avaliar, constantemente, o que é feito de ponta a ponta.

“A evolução da taxa de aderência às boas práticas de integridade tem como base a melhoria contínua. A agenda com a liderança garante a implantação de todos os pilares de um programa de conformidade robusto, que atenda às versões no Brasil e no exterior, e faz com que a companhia tenha a garantia de que está adequada, conforme cada um dos negócios. Como efeito secundário, o nosso percentual de adesão da auditoria cresce”, disse o executivo.

Adequações continuadas são ativos para empresas

Segundo Martins, a melhoria contínua, o cumprimento de regras e a transparência em cada uma das etapas do programa são ativos em um mercado cada vez mais competitivo, sendo pré-requisito para muitas relações comerciais.

“A solidez da holding, no Brasil e no exterior, como o maior grupo privado não-financeiro do país, é reflexo de uma gestão de negócios com apoio muito grande do trabalho robusto de governança e compliance, junto das áreas de suporte”, afirmou o executivo.

Para Tavares, por causa da forte relação com a governança –princípio do conceito de ESG (sigla em inglês para Ambiental, Social e Governança)–, a conformidade é ponto fundamental para estabelecer uma atuação responsável e transparente com os colaboradores e acionistas, de modo, inclusive, a atrair investimentos, na medida em que aumenta a transparência.

“A agenda está exigindo que o programa de compliance se posicione em temas historicamente entendidos como fora do escopo da ética e da integridade. Nós estamos vendo essa pressão positiva para que o compliance seja mais transversal e vá além dos riscos típicos, como fraude e corrupção, que, historicamente, estão associados à função da área. Acho que teremos muitos desdobramentos da agenda ESG e novos riscos dentro do escopo do programa”, disse o partner da Ernst Young.

A melhoria contínua vai além das expectativas e exigências dos stakeholders da organização e compreende as constantes alterações de mercado e de tecnologia. Com isso, o compliance encara uma quebra de paradigma na descoberta de novas ferramentas, mantendo viva a atualização de políticas e procedimentos para que estejam alinhados com as leis, os regulamentos e as melhores práticas, com foco no futuro.

 

Publicada originalmente no site Poder360